Zorg-IT & Systeemmigraties
Een roostersysteem voor vijftig apothekersassistenten
De handmatige planning van vijftig assistenten kostte dagen en bleef foutgevoelig. Een maatwerk roostersysteem — gebouwd op de planregels van de apotheek zelf — maakte er een beheersbaar, inzichtelijk proces van.
01 Context & probleem
Vijftig assistenten, meerdere balies en werkplekken, wisselende diensten en persoonlijke voorkeuren: de planning van een poliklinische apotheek is een puzzel die elke week opnieuw gelegd moet worden. Handmatig plannen kostte de planners dagen per maand — en één vergeten regel betekende een bezettingsprobleem aan de balie.
02 Aanpak
Eerst het proces, dan de software. Alle planregels — bezettingseisen per balie, kwalificaties, roostervrije dagen, eerlijke verdeling van populaire en impopulaire diensten — werden expliciet gemaakt en met de planners gevalideerd.
Daarna is het systeem iteratief gebouwd: elke versie werd direct in de praktijk gebruikt, en de feedback van planners en assistenten bepaalde de volgende stap. Geen maandenlang project achter gesloten deuren, maar werkende software die elke week beter werd.
03 Resultaat
Het rooster dat dagen kostte, is teruggebracht tot een beheersbaar proces met één bron van waarheid. Planregels zitten in het systeem in plaats van in hoofden, de verdeling van diensten is transparant voor het hele team, en nieuwe planners kunnen het werk overnemen zonder jarenlange inwerkperiode.
04 Geleerde lessen
Maatwerk loont pas als het proces eerst klopt. De grootste winst zat niet in de software, maar in het expliciet maken van planregels waar iedereen nét een andere versie van hanteerde.